「エッセンシャル思考」と「あな吉手帳術」の共通点

読書録

「エッセンシャル思考」と「手帳術」の共通点

同期合格の診断士の方で、私の悩みを優しく聞いてくださる方から
「この本、よねこさん読んだほうがいいよ」とお貸し頂き、読了しました。

また、先日「あな吉手帳術」で著名な、浅倉ユキ先生が講師をされている「3ステップ時間管理術ベーシック講座」を受講しました。

なぜこの講座を受講したかというと、本業・診断士・家庭のことと、タスクが増えすぎて処理しきれなくなってきたと感じてきたからです。
「今の仕事が2〜3倍できるようになる」という講座ですが、教わったことを実践してみると「まさにエッセンシャル思考を実現した時間管理術だ」と感じました。

仕事に追われている状況とは?

私の本業ですが、大体一日のスケジュールは次の通りです。
ちなみに、「電話」というのは他部署や支店からの照会電話です。

8:00 出社、前日の残りの仕事を片付ける
8:45 始業、朝会、金庫の鍵開け
9:00 事務手続きに手をつけるも、照会電話に対応して中途半端になる
12:00前後 昼食、昼寝
13:00 メールチェックとその対応
14:00 また電話がなり続けてその対応に追われる
17:00 電話が鳴り止むので、中途半端に仕掛けてた事務手続きに着手
18:00 やっと企画もの(稟議書つくったりとか)に着手
19:00 退社時間なので強制退社されられるも、終わらないと残る日も

私の上司は「うちの部署の仕事は、センター試験と二次試験を同時並行で受けているようなもんだ」といっています。
若干語弊があるかもしれませんが・・・
センター試験:定型的な事務
二次試験:非定型的な仕事(企画など、ある程度時間をかけて考えないといけない仕事)
というイメージです。
一日中電話やメールで、次々に新しい仕事が入ってきます。
頭の中は「次はこれしなきゃ、あれしなきゃ・・・」と追われています。
目の前に「片付けたい時間のかかる仕事(稟議書とか)」があるのに、邪魔がはいってくるという印象でしょうか。
要は、頭の中で常に2〜3の心配事を抱えながら仕事をしていて、1つにしぼりきれていないのです。

優先順位を決めるのに役立つ「フセン」

「3ステップ時間管理術ベーシック講座」を受講した後、まず私が仕事で実践したことは

「電話やメールで受けた案件を、まずフセンに書き出す」
「そのフセンに、必要時間(●●分)を書く」

の2つです。
フセンに書いたら、「やることシート」にとにかくはっていきます。
不思議なんですが、フセンに書くと頭の中から吐き出されて、その仕事を客観的にみることができます
電話で頼まれると「すぐに返事をしないと」と思いがちなのですが、フセンに書くと、その仕事が本当に重要な仕事なのか、今解決すべき仕事なのか、客観的に判断ができるようになるのです。

「今、何が重要か」を見極める

上記の「エッセンシャル思考」では、こう書かれています。

問題は、人は一度にひとつのことにしか「集中」できないということだ。

仕事のパフォーマンスをあげるには、ひとつのことに「集中」する必要があります。
今この「フセン」に書かれた仕事を●分でやるんだと決めたら、それに集中するのです。
途中で電話が来てしまったら、電話の内容はフセンに書いておいて、一旦「やることシート」に避けておきます。
そして、前の仕事が終わったあとで、他の仕事と優先度を判断してから、取り組めばよいのです。
この習慣に変えてみたら、仕事のパフォーマンスが上がるとともに、「次はこれしなきゃ、あれしなきゃ・・・」と追われる感情が減りました。
フセンに書いてあるから忘れることはないし、今日できなかったら明日やればよいのです。
そして、明日やるべき仕事は、時間が書かれた「一日シート」にはって、退社です。
以前はやり残した仕事があると、「またあれもこれもできなかったな・・・」という感情にどっぷり浸っていたのですが、「明日はこれだけやればいい」と前日のうちに見通しがついていますから、心もスッキリです。

努力や根性では大量の仕事は片付かない

体育会系の私は、努力や根性、時間をかけなければこの仕事量はさばけないと思っていました。(最悪ですね・・・)
しかし、頭が覚えられることは限られています。
しかも、年々やるべきタスクは増え、もう頭の中で覚えられる量はとうに越しています。
(例えば、今日だけでも新しいタスクのフセンが30くらい増えました。もともと100くらいあるのに・・・)
頭は考えることに使うべきで、やらねばならぬタスクを覚えるために使っている余裕はないのです。
タスクはフセンに全て落とし、頭からタスクを吐き出す。
空いたスペースで、1つ1つのタスクに「集中して」向き合う。
その仕組がうまく回ることで、今までより何倍の仕事ができるようになるのかなと思います。

「エッセンシャル思考」と「手帳術」、この2つをかけ合わせが「仕組み化=習慣化」されれば、もっともっとやりたいことに時間を使えるようになると思って、今日も試行錯誤しています。

時間に追われている方、ぜひ「時間管理術」を学んでみてください。
ちなみに、今日出社したら約500件のメールが来ていたんですが、「なにが重要か」を見極めることを意識した結果、対処すべきメールは10件ほどで、490件はゴミ箱行きでしたw
いかにメールに多くの時間を割いているかが分かりました・・・
今日はここまで。

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